Si sono così sviluppate nuova modalità di comunicazione, che hanno stravolto la vita privata e lavorativa di ognuno di noi, ed hanno portato alla nascita di nuove figure professionali: i mobile workers.
I lavoratori in mobilità sono dipendenti, collaboratori, impiegati che adattano in ufficio qualunque luogo in cui si trovano grazie all’utilizzo dei nuovi dispositivi portatili connessi a Internet e degli strumenti a essi associati, necessari per lavorare: mail, agenda, documenti, telefono, fax, applicazioni.
Affinché l’ufficio fisico sia sostituito dall’“ufficio virtuale”, inoltre, è necessaria l’adozione di soluzioni di cloud computing, perché la presenza dei documenti online permette la “collaborazione condivisa”, consente di arrivare al cliente in modo più veloce e rapido, e permette di offrire un servizio qualitativamente migliore.
La nascita di queste figure testimonia, quindi, la portata della rivoluzione che ha interessato il modo di vivere e lavorare, a favore di una maggiore flessibilità che, a sua volta, ha stimolato la condivisione e la collaborazione e, di conseguenza, laproduttività aziendale.
Se lo smartphone funge da telefono, l’ufficio è costituito dal proprio tablet o dal proprio computer portatile dove è possibile accedere ai programmi aziendali, alle mail, ai documenti, alle applicazioni che permettono di svolgere meglio e più velocemente il proprio lavoro. Le aziende, ad esempio, hanno creato diverse applicazioni accessibili da smartphone e tablet che permettono al venditore di accedere ai propri listini e alle presentazioni dei prodotti sempre aggiornate, o di fornire al cliente un servizio di qualità e veloce. E queste sono solo alcune delle tante applicazioni che possono essere create per migliorare e rendere mobile il lavoro dei propri collaboratori.
L’ufficio virtuale consente di collegare persone che lavorano sullo stesso progetto senza la condivisione di uno spazio fisico, scambiando informazioni e lavorando in tempo reale sui documenti.
L’ufficio diventa virtuale ma reale è il lavoro, le competenze, le potenzialità e la creatività delle persone. Se l’ufficio del futuro si muove tra reale e virtuale, è comunque importante che i collaboratori abbiano anche la possibilità di ritrovarsi di persona nelle aziende e di occupare una scrivania in caso di necessità. Si è così sviluppato anche un nuovo modo di concepire gli spazi nelle aziende: gli uffici sono stati riprogettati e creati per essere scrivanie e postazioni condivise all’insegna della collaborazione e condivisione delle informazioni.
Che siano reali o virtuali, gli uffici del futuro devono essere pensati e creati per sviluppare efficienza ed efficacia in azienda, e migliorare la qualità della vita, migliorando la comunicazione, la cooperazione e garantendo una organizzazione flessibile del lavoro.